ПОЛИТИКА ПО УВЕДОМЛЕНИЮ О НАРУШЕНИЯХ
ИП ООО «Anglesey Food»
1. Цели и задачи Политики
Компания придерживается высоких стандартов открытости, честности и подотчетности. Мы ожидаем, что наши работники и деловые партнеры, которых беспокоят действия Компании, расскажут нам о волнующей их ситуации.
Политика Компании по уведомлению о нарушениях является способом для сотрудников сообщить о неподобающем поведении или действиях, которые являются нарушением положений настоящего Политики, иных локальных нормативных актов Компании и/или законодательства РУз.
Работники часто первыми обнаруживают возможные нарушения в Компании. Однако работник может решить не рассказывать о своем беспокойстве, чувствуя, что такие высказывания являлись бы проявлением отсутствия лояльности в отношении коллег или Компании. Он может также бояться притеснений. В таких обстоятельствах, возможно, легче игнорировать проблему, чем доложить о ней.
Цель настоящей политики – стимулировать работников сообщать о проблемах без риска подвергнуться преследованию или дискриминации. Настоящая политика позволяет работникам рассказывать о проблемах, возникающих внутри Компании или в отношении нее, которые могут серьезно беспокоить их, а не игнорировать проблему и не искать решение проблемы за пределами Компании.
2. Область применения
Настоящая Политика обязательна для всех работников Компании, независимо от уровня занимаемой ими должности, территориального месторасположения подразделения, типа трудового договора, а также всех других лиц, которые выступают от имени Компании.
3. Определения
Уведомление о нарушениях (grievance) – это привлечение внимания руководства к информации о потенциально незаконной и/или неэтичной практике, известной также как совершение нарушений.
Совершение нарушения подразумевает любые неправомерные или незаконные действия и может включать в себя, но не ограничиваются:
• Несоблюдение любого внутреннего нормативного акта Компании
• Умышленное нарушение законодательства или нормативно-правовых актов
• Непрофессиональное поведение
• Сомнительный бухгалтерский учет или практика проведения аудита, мошенничество
• Практики, которые могут причинить физический вред или ущерб лицу или имуществу Компании и партнеров
• Не устранение проблемы, которая может вызвать значительный расход или убыток для Компании, или неосуществление разумных мер для сообщения о ней
• Злоупотребление правом или полномочием с какой-либо несанкционированной целью
• Домогательства любого вида, ущемление прав, прессинг со стороны коллег или руководства
• Несправедливую дискриминацию, такую как дискриминация в отношении возраста, расовой принадлежности, пола, религии, сексуальной ориентации, семейного положения, наличия детей, политических взглядов или этнического происхождения
• Конфликты интересов.
Этот список не является полным, в нем лишь приведены примеры действий, которые можно было бы считать нарушениями.
4. Процесс подачи жалобы/уведомления о нарушении
В случае сообщения о любом нарушении со стороны любого из ее работников, консультантов, подрядчиков или поставщиков, Компания незамедлительно примет меры, тщательно расследовав и устранив его.
Контактное лицо: В случае жалобы или беспокойства следует обращаться к линейному менеджеру или руководителю структурного подразделения. Руководитель решит, надо ли передать вопрос высшему руководству, в соответствии с серьезностью и степенью важности соответствующих проблем и лицом, подозреваемым в совершении нарушения.
В случае если жалоба касается лица, являющегося непосредственным руководителем, либо работник хочет подать жалобу иным путём, уведомление следует направить на любой из нижеперечисленных каналов:
· личная явка в отдел Инспекционного контроля,
· на телефон доверия по номеру +998933901414 (есть Telegram),
· к штатному психологу компании по номеру +998 90 029 35 55, или Telegram @Korzinka_psiholog.
Звонки на вышеуказанные номера телефонов будут приниматься с 09:00 по 18:00. Обращения, поступившие в выходные и праздничные дни, а также после 18:00, будут регистрироваться датой, соответствующей следующему рабочему дню.
При обращении сотруднику ИП ООО «Anglesey Food» необходимо назвать ФИО, должность, магазин/подразделение и свои контактные данные для дальнейшей связи с ним. В случае обращения родственников сотрудников, уведомление о нарушении/жалоба не будет рассматриваться, исключая случаи, когда сотрудник сам физически связаться не может.
5. Процесс реагирования на уведомление о нарушении / жалобу
Компания примет меры в связи с любыми проблемами, которые поднимаются. Однако Компания может оценить проблему только после предварительного изучения и, скорее всего, после проведения надлежащего расследования соответствующего вопроса.
Рассмотрением и расследованием жалоб сотрудников занимается Отдел Инспекционного контроля. Каждое уведомление регистрируется в соответствующем журнале.
В случае грубых нарушений, материалы передаются на рассмотрение в комитет по этике. Рассмотрение жалоб и нарушений всех сотрудников до уровня директоров идут в рамках действующей комиссии. Нарушения, начиная с директорского уровня и выше, передаётся на рассмотрение в Наблюдательный совет.
С целью защиты соответствующих лиц и подозреваемых в совершении предполагаемого нарушения проводится предварительное изучение вопроса, чтобы решить, требуется ли проведение расследования, и, если да, в какой форме. Если необходимо принять срочные меры, это будет сделано до проведения расследования.
В ходе расследования будут применятся такие инструменты как беседа со свидетелями, перепроверка информации от сотрудника, подавшего жалобу, запрос дополнительной информации от соответствующих сотрудников.
В течение десяти рабочих дней после сообщения о проблеме, соответствующий ответственный работник снова свяжется с лицом, подавшим уведомление и:
· Подтвердит получение сообщения о проблеме;
· Сообщит, как будет решаться вопрос;
· Сообщит, когда будет дан окончательный ответ;
· Сообщит, будет ли проводиться предварительное изучение вопроса; и
· Сообщит, будет ли проводиться дальнейшее расследование и, если нет, почему.
Компания примет меры для сведения к минимуму трудностей, с которыми лицо, подающее уведомление, может столкнуться в результате сообщения о проблеме. Компания признает, что любому лицу, сообщающему о проблемах, потребуются заверения в том, что по ним приняты меры. С учетом юридических ограничений компания предоставит информацию о результатах расследования.
6. Сроки
Расследование проблем будет осуществляться в кратчайшие возможные сроки, по возможности в течении 14-ти рабочих дней с даты получения уведомления. Следует понимать, что может возникнуть необходимость обратиться в связи с решением вопроса к различным лицам, органам, и что это может привести к продлению срока расследования. На сроке расследования вопроса может также отрицательно сказаться серьезность и сложность жалобы. Компания постарается указать ожидаемый срок расследования жалобы в самом начале.
7. Защита и предотвращение встречных обвинений, преследования и притеснений
Любому работнику, который раскрывает проблему или сообщает о ней в соответствии с настоящей политикой, будет обеспечена защита, если работник:
· Раскрывает информацию добросовестно
· Полагает, что она по существу достоверна
· Не действует со злым умыслом и не предъявляет ложных обвинений
· Не стремится получить какую-либо личную или финансовую выгоду.
Компания не допустит никаких попыток со стороны любого лица применить санкции или дискриминацию против любого лица, которое сообщило компании о серьезном и реальном возникшем у него беспокойстве в отношении очевидного нарушения. В связи с любым таким преследованием будут быстро приняты меры и наступят строгие дисциплинарные последствия.
8. Конфиденциальность и анонимность
Компания будет соблюдать конфиденциальность в отношении любой жалобы, полученной в порядке уведомления о нарушениях, если автор жалобы просит соблюдать конфиденциальность. При реагировании на анонимные жалобы и их проверке могут возникнуть сложности, если автор жалобы не готов открыть свое имя впоследствии.
9. Ложные и злоумышленные обвинения
Компания стремится продолжать соблюдать самые высокие стандарты честности и добросовестности. Компания будет обеспечивать выделение достаточных ресурсов для расследования любой жалобы, которую она получает. Однако важно, чтобы любой работник, планирующий выдвинуть обвинения, обеспечил их достоверность.
Компания будет считать предъявление любых сознательно ложных и злоумышленных обвинений любым работником Компании серьезным дисциплинарным нарушением, которое может привести к принятию дисциплинарных мер, в том числе к увольнению.
10. Хранение
Оригинал настоящей Политики хранится в Департаменте по работе с персоналом.